TIETOSUOJASELOSTE

Sport Anglers Finland Oy:n asiakas- markkinointirekisteri

Sport Anglers Finland Oy | Sumatie 15, 37630 Valkeakoski | Y-tunnus: 2958748-2

Yhtiömme on sitoutunut kaikessa toiminnassaan suojelemaan ja huolehtimaan yksityisyydestä, henkilötietojen turvallisesta käsittelystä sekä yksilöiden oikeuksista. Koko yhtiön henkilökuntaa koskeva vaitiolovelvollisuus näkyy meillä myös muissa käytännön toimenpiteissä, joilla turvataan yksilöityjä henkilötietoja.

Rekisterin ylläpitäjän yhteyshenkilö: 

Toni Pohjalainen | toni@sportanglers.fi | 040 510 2246

Rekisteri pitää sisällään kaksi henkilötietoryhmää:

• Henkilöasiakkaat
• Yritysasiakkaat

Rekisterissä ylläpidetään vain tarkoituksenmukaisia tietoja kunkin henkilötietoryhmän osalta:

Henkilöasiakkaistamme:

• Etu- ja sukunimi
• Maksutunniste (henkilötunnus tai maksusitoumusnumero)
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Laskutusosoite tai muu yksilöity maksutieto

Yritysasiakkaistamme:

• Nimi ja y-tunnus
• Laskutusosoite ja mahdollinen käyntiosoite
• Yhteyshenkilön etu- ja sukunimi
• Yhteyshenkilön yhteystiedot, kuten sähköposti ja puhelinnumero
• Yhtiön sähköpostiosoite
• Yhtiön puhelinnumero
• Yhtiön asiakastiedot, kuten työntekijätiedot ja maksutiedot

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet:

Henkilötietoja käsitellään ja ylläpidetään lähtökohtaisesti henkilön itsensä antamaan suostumukseen pohjaten, pääsääntöisesti tiedot ovatkin asiakkaan itsensä suoraan antamia ja ovat edellytyksiä palveluiden toteuttamiselle. Tämän lisäksi henkilötietoja saadaan myös oheisissa tilanteissa:

• Palautteet ja reklamaatiot
• Yhteydenottolomakkeen kautta
• Puhelimitse tai sähköpostitse tapahtuvan yhteydenoton kautta, kuten tarjouspyyntö
• Facebook – tai Instagram -sivuiltamme emme kerää henkilötietoja omiin järjestelmiimme ja kaikki tieto näissä kanavissa noudattaa palveluntarjoajien tietosuoja-asetuksia sekä käytänteitä, ellei asiakkaamme erikseen pyydä tietojaan tallennettavan tai pyydä näiden kanavien kautta tarjouspyyntöä tai muuta vastaavaa tehdessä.

Oikeudellisena perusteena henkilötietojen käsittelyssä ja keräämisessä ovat:

• Rekisteröidyn suostumus (täytetty yhteydenottolomake, Facebook viestissä esitetty suora pyyntö tai tilaus)
• Sopimus
• Oikeutettua etua käytetään vain tarkoin harkiten sekä henkilön etuihin nähden oikeassa suhteessa ja henkilön kohtuullisia odotuksia vastaten. 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Henkilötietojen avulla tunnistetaan henkilö (asiakas) ja pidetään yllä asiakkuussuhdetta ja toteutetaan palvelut.  Tietojen avulla toteutamme sopimusvelvoitteemme, kuten myynnin, tilauksen vastaanottamisen, palvelun ja erilaiset maksutavat.

Henkilötietojen avulla kehitämme toimintaamme, niin yksilö- kuin palvelukonseptitasolla ja tietoja voidaan käsitellä sekä analysoida yksilö tasolla henkilötieto kerrallaan, jolloin tietyn henkilön palvelua halutaan kehittää tai vaihtoehtoisesti palvelukonseptitasolla henkilötietoryhmää jaottelemalla, mutta ilman henkilötieto tunnisteita.

Markkinointitilaisuuksissa sekä tapahtumissa kerättävät asiakastiedot:

Kyseisissä tilaisuuksissa ja tapahtumissa kerättävät henkilötiedot käsitellään omana henkilötietoryhmänään. Näissä on yksilöity selkeästi tietojen käsittelyn tarkoitus tilaisuus – ja tapahtumakohtaisesti. Yksilöityjä tarkoituksia voivat olla esimerkiksi arvontaan tai kilpailuun osallistuminen ja tapahtumaan ilmoittautuminen. 

Jokaiselle kyseiseen henkilötietoryhmään kuuluvalle tilaisuudelle on oma tietosuojaselosteensa, mutta pääperiaatteena on, ettei tietoja säilytetä pidempään kuin maksimissaan kolme (3kk) arvonnan, kilpailun tai muun siihen rinnastettavan toimenpiteen jälkeen sekä tietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle.

Henkilötietojen suojauksen periaatteet ja tallentaminen:

Koska käsittelemme henkilötietoja useilla eri tavoilla sekä tilanteissa, olemme kiinnittäneet erityistä huomiota niistä jokaiseen käymällä omat prosessimme tarkoin läpi. 

Järjestelmiimme pääsy tapahtuu aina henkilökohtaisella, yksilöidyllä tunnisteella sekä salasanalla ja pystymme todentamaan tapahtumat tapahtumalokeistamme. Paperiset tietokannat ovat säilytettyinä lukitussa tilassa, jonne pääsy on tarkoin rajattua. Palvelimilla olevat tietomme on jaoteltu käyttäjäryhmittäin ja näin tietoihin pääsyä on rajattu. Käytössämme on asianmukaisesti palomuuri ja tekniset suojaukset.

Yhtiöllämme on käytössään oheiset palveluntarjoajat, joissa henkilötietojasi voidaan käsitellä sekä tallentaa:

Google Analytics

Käytämme internet -sivuillamme evästeitä, joiden avulla keräämme tietoja siitä, miten viihdyit sivustollamme, kauanko vierailusi kesti ja mitkä sivuistamme sinua erityisesti kiinnosti. Näiden yhteydessä ei tallennu tunnistettavia tietoja sinusta. Tiedot koostuvat pääsääntöisesti oheisista yksityiskohdista: ikä, sukupuoli, oletko vieraillut sivuilla aiemmin, millä laitteella ja selaimella vierailit, minkä palvelun kautta saavuit sivuillemme ja millä sivuillamme kävit. Näiden tietojen perusteella, emme pysty tunnistamaan sinua, mutta ne auttavat meitä kehittymään ja kehittämään palveluitamme sinulle. 

Huomioithan, että siirtyessäsi sivustoltamme toiselle internet-sivustolle, kuten esimerkiksi yhteistyökumppanimme sivuille, heidän tietosuoja- käytäntönsä voivat poiketa meistä.

MailChimp

Uutiskirjeviestinnässä käytämme yhdysvaltalaista MailChimp -sähköpostipalvelua, jolloin henkilötietoja siirtyy Euroopan Unionin ulkopuolelle. Henkilötiedot ovat kuitenkin suojattuna henkilötietolain edellyttämällä tavalla.

Henkilötietojen luovutus:

Luovutamme henkilötietoja vain ja ainoastaan kahdessa tapauksessa:

• Kun se on suoritetun palvelun maksatuksen perusteella tarpeen. Tällöin me olemme henkilötietojen käsittelijöitä ja samalla ylläpitäjiä, sillä tieto kirjataan myös kirjanpitoomme.
• Kun viranomaistaho pyytää lailliseen perusteeseen liittyen tietojen luovutusta.

Henkilötietojen säilytys:

Emme turhaan säilytä tietoa, joka on mennyttä, ellei siihen ole meillä laillista velvoitetta. Henkilötietoja säilytämme vain niin kauan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeen. Käymme säännöllisesti läpi niin paperisia- kuin konemuotoon tallennettuja tietojamme ja tuhoamme tarpeettomat tiedot. 

Päättäessämme mikä tieto on aiheellista tuhota, arvioimme sekä huomioimme oheiset asiat:

• Onko tieto tarpeen vielä säilyttää osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseksi
• Kirjanpitoon liittyvä aineisto oltava saatavilla kirjanpitolain mukaisesti vielä kuusi tai 10 kymmenen vuotta kirjauksen jälkeen
• Maksu- ja kuittitiedot oltava saatavilla vielä viisi vuotta kyseisen tapahtuman kalenterivuoden päättymisestä asiakkaan reklamointioikeuteen liittyen
• Onko tiedolla oleellista merkitystä toimintamme kehityksessä tapahtumasta 12 kuukauden aikavälillä

Sinulla on aina oikeus

• Kysyä olemmeko tallentaneet henkilötietoja sinusta
• Kysyä meiltä mitä henkilötietoja olemme mahdollisesti sinusta tallentaneet
• Rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä
• Oikaista henkilötietojasi, joita pidämme yllä
• Pyytää poistamaan henkilötietosi rekisteristämme, huomioithan ystävällisesti, että joissakin tapauksissa meillä voi olla laillinen säilytysperiaate tai velvoite
• Vastustaa henkilötietojesi käsittelyä
• Siirtää tallentamamme tiedot toiseen järjestelmään meiltä saamasi koneellisesti luettavissa ja jäsennellyssä muodossa olevana
• Saada viipymättä tieto, jos meillä on havaittu tietomurto ja se koskee sinun henkilötietojasi
• Tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet, että emme ole noudattaneet voimassaolevaa tietosuoja- lainsäädäntöä
• Käymällä paikan päällä: Tietosuojavaltuutetun toimisto, Ratapihantie 9, 6krs. 00520 Helsinki
• Postitse: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00520 Helsinki
• Sähköpostitse: tietosuoja@om.fi
• Suosittelemme lämpimästi tutustumaan tarkemmin Tietosuojaan ja luontevammin se onnistuu osoitteessa: https://tietosuoja.fi

Käyttäessäsi oikeuksia, pyydämme huomioimaan, että parhaiten oikeutesi toteutuminen onnistuu, kun olet meihin yhteydessä ja sovimme tapaamisen toimipisteellemme. Haluamme varmistaa henkilöllisyyden ajokortista, passista tai virallisesta henkilökortista, jotta tiedämme luovuttavamme tietoja oikealla henkilölle.

Jos käynti meillä on haasteellinen, käytämme muita tunnistamisen keinoja, jotka koostuvat useasta eri vaiheesta. Pyydämme kärsivällisyyttäsi, pidämme aidosti huolta käsittelemistämme henkilötiedoista, sinun eduksesi.